Ilmoitukset menneisyyden väärinkäytöksistä

Tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä

Suomen Lähetysseura
PL 56, 00241 Helsinki
Puh. 09 129 71
Lähetysseuran ly-tunnus: 0116962-5

2. Rekisterin nimi

3. Rekisterin yhteyshenkilö

Tietosuojavastaava Liisa Vuori-Mattila

Maistraatinportti 2 a

PL 56, 00241 HELSINKI

Puh. 040 658 3669

tietosuojavastaava(at)suomenlahetysseura.fi

4. Rekisterin keräämisen ja käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus

Henkilötietoja käsitellään rekisteröityjen (ilmoittajat) suostumuksen perusteella (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 a).

Keskeinen lainsäädäntö:

EU:n yleinen tietosuoja-asetus (679/2016)
Tietosuojalaki (1050/2018)

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on antaa niille väärinkäytösten kohteille, jotka haluavat vapaaehtoisesti tulla kuulluiksi ja käsitellä asiaa Lähetysseuran kanssa, tilaisuus tulla kuulluksi. Lisäksi tietojen avulla kehitetään Lähetysseuran toimintaa ja parannetaan haavoittuvassa asemassa olevien suojelua sen piirissä.

5. Rekisterinpitäjän aikomus käsitellä henkilötietoja edelleen muuhun tarkoitukseen kuin siihen, johon henkilötiedot kerättiin. Rekisterinpitäjän on ilmoitettava rekisteröidylle ennen tällaista jatkokäsittelyä tästä muusta tarkoituksesta ja annettava kaikki asiaankuuluvat lisätiedot.

Tietoja käytetään vain tässä selosteessa kuvattuun käyttötarkoitukseen.

6. Henkilötietojen antaminen sellaisissa tapauksissa, joissa se on lakisääteinen tai sopimukseen perustuva vaatimus taikka sopimuksen tekemisen edellyttämä vaatimus. Jos rekisteröidyn on pakko toimittaa henkilötiedot, tällaisten tietojen antamatta jättämisen mahdolliset seuraukset (kun tiedot kerätään rekisteröidyltä, artikla 13)

Tietojen antaminen on ilmoituksen tekijälle vapaaehtoista. Emme kerää yksilöiviä henkilötietoja muista kuin ilmoittajasta.

7. Kuvaus tiedoista, rekisteröidyistä ja henkilötietoryhmistä

Suomen Lähetysseura pyytää eri ilmoituskanavien kautta tietoa mahdollisista lapsiin kohdistuneista väärinkäytöksistä ja muusta kaltoinkohtelusta järjestön menneisyydessä. Ilmoituksia kerätään vuoden 2026 ajan vuonna 2027 laadittavaa selvitystä varten.

Ilmoituksia otetaan vastaan suullisesti puhelimitse, tekstiviestillä, ilmoituskanavan kautta https://felm.ilmoituskanava.fi/ ja vain näitä ilmoituksia varten perustetussa sähköpostiosoitteessa.

Ilmoituksen voi tehdä joko yhteystietojen kanssa tai anonyymisti. Yhteystietojen avulla voimme ottaa yhteyttä ilmoittajaan ja keskustella hänen kokemuksestaan ja siitä, mitä jatkoaskeleita voimme ottaa. Nimettömienkin ilmoitusten avulla Lähetysseura voi kehittää toimintaansa ja parantaa haavoittuvassa asemassa olevien suojelua.

Ilmoituksia käsittelevät Lähetysseuran suojelun asiantuntija ja ulkopuolisista asiantuntijoista muodostettu asiantuntijaryhmä. Ryhmä suosittelee Lähetysseuralle toimintatapoja tapauskohtaisesti. Lähtökohtaisesti tavoitteena on ottaa ilmoittajaan yhteyttä ja käydä keskustelua kokemuksesta ja siitä, mitä jatkoaskeleita asiassa voidaan ottaa. Mikäli ilmoituksessa ilmenee rikosepäily, asia ohjataan poliisille.

Rekisteröityjä ovat ilmoitusten tekijät.

Rekisteri voi sisältää seuraavia tietoja:

Rekisteröidyn (ilmoittaja) nimi
Rekisteröidyn (ilmoittaja) yhteystiedot
Suostumukset
Ilmoittajan toive asian käsittelystä Lähetysseurassa
Ilmoittajan suhde tapahtumaan

Ilmoitetun tapauksen tiedot, joita voivat olla tapahtuma paikka, maa, ajankohta, tietoja tekijästä ja kohteesta. Tiedot voivat olla hyvin arkaluontoisia ja niihin saattaa sisältyä erityisiä henkilötietoja.

8. Henkilötietojen säilytysaika

Rekisteröidyn tiedot säilytetään selvityksen valmistumiseen asti ja sen jälkeen anonymisoituina enintään 3 vuotta.

9. Mistä henkilötiedot on saatu sekä tarvittaessa se, onko tiedot saatu yleisesti saatavilla olevista lähteistä

Tiedot saadaan rekisteröidyiltä eli ilmoittajilta.

10. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Ilmoituksia käsittelee ulkopuolisista asiantuntijoista muodostettu asiantuntijaryhmä kokouksissaan. Tietoja ei luovuteta heille digitaalisesti eikä paperilla.

11. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Jos kyseessä on 46 tai artiklassa 47 tai artikla 49 1 kohdan toisessa alakohdassa tarkoitettu siirto, tieto sopivista tai asianmukaisista suojatoimista ja siitä, miten niistä saa jäljennöksen tai minne ne on asetettu saataville.

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuoliselle toimijalle.

12. Rekisterin suojauksen periaatteet

Turvatoimien mitoittaminen perustuu Suomen Lähetysseuran tietoturva- ja tietosuojapolitiikkoihin sekä Suomen Lähetysseuran tietoinventaarioon. Tietoinventaarion yhteydessä arvioidaan kuhunkin rekisteriin kohdistuvat riskit ja se, miten Suomen Lähetysseura on varmistanut tietosuojavelvollisuuksien toteutumisen toiminnassaan tarvittavin teknisin, hallinnollisin ja organisatorisin toimenpitein.

Henkilötietoja käsitellään vain siinä tarkoituksessa, johon ne on kerätty. Niitä käsittelevät vain henkilöt, joilla on valtuutus tiedon käyttöön työtehtäviensä nojalla. Pääsy tietoihin on nimetyllä nelihenkisellä asiantuntijaryhmällä ja sen työtä koordinoivalla Lähetysseuran suojelun asiantuntijalla ja prosessin omistavalla toiminnanjohtajalla. Pääsy järjestelmiin, joissa tietoja käsitellään, on myös pääkäyttäjillä. Henkilötietoja käsitteleviä sitoo vaitiolovelvollisuus.

Ilmoitukset tallennetaan dokumentinhallintajärjestelmään, jossa käyttöoikeudet on rajattu suojelun asiantuntijalle ja toiminnanjohtajalle.

Mikäli rekisterin tietojen käsittely annetaan kolmannen osapuolen tehtäväksi, vaaditaan tältä kolmannelta osapuolelta vähintään samaa tietosuojan ja tietoturvan tasoa, kuin mitä Suomen Lähetysseura noudattaa. Tähän annetaan tarvittaessa myös kirjalliset ohjeet.

13. Automaattisen päätöksenteon, muun muassa artikla 22 1 ja 4 kohdassa tarkoitetun profiloinnin olemassaolo, sekä ainakin näissä tapauksissa merkitykselliset tiedot käsittelyyn liittyvästä logiikasta samoin kuin kyseisen käsittelyn merkittävyys ja mahdolliset seuraukset rekisteröidylle.

Ei profilointia.

14. Rekisteröidyn oikeuksien käyttäminen. Nämä oikeudet ovat:

1) Oikeus saada pääsy kaikkeen rekisterissä olevaan itseään koskevaan tietoon (tarkastusoikeus).

2) Oikeus vaatia virheellisten tietojen korjaamista.

3) Oikeus vaatia tietojen poistamista.

4) Oikeus rajoittaa tietojen käyttöä.

Rekisteröity voi käyttää kaikkia oikeuksiaan ottamalla yhteyttä rekisterin yhdyshenkilöön (ks. selosteen kohta 3.). Rekisterinpitäjän on vastattava rekisteröityjen omia tietojaan koskeviin pyyntöihin ilman aiheetonta viivytystä.

15. Jos käsittely perustuu EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen artikla 6:n 1 kohdan a alakohtaan (henkilö on antanut suostumuksensa) tai artikla 9 2 kohdan a alakohtaan (henkilön nimenomainen suostumus arkaluonteisia tietoja koskien), on rekisteröidyllä lisäksi oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.)

Käsittely perustuu suostumukseen.

16. Rekisteröidyn oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvovalle viranomaiselle, jos hän kokee rekisterinpitäjän rikkoneen hänen oikeuksiaan tai tietosuoja-asetuksen laajuutta.