Siirry suoraan sisältöön Siirry alapalkkiin

Tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä

Suomen Lähetysseura
PL 56, 00241 Helsinki
Puh. 09 129 71
Lähetysseuran ly-tunnus: 0116962-5

2. Rekisterin nimi

Suomen Lähetysseuran henkilöstötieto- ja rekrytointijärjestelmä

3. Rekisterin yhdyshenkilö

Tietosuojavastaava Emma Mäkelä
Maistraatinportti 2a
PL 56, 00241 HELSINKI
Puh. 040 6210 569
tietosuojavastaava(a)suomenlahetysseura.fi

4. Rekisterin keräämisen ja käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus

Rekisteriä kerätään Suomen Lähetysseuran oikeutetun edun perusteella (EU:n yleisen tie-tosuoja-asetuksen artikla 6:sen 1. kohdan f alakohta). Oikeutettu etu on kuvattu tarkemmin kohdassa 4.1.

Rekisterin käyttötarkoitus on Suomen Lähetysseuran henkilöstöhallinnon (henkilörekisteri ja palkanlaskenta) ja rekrytoinnin hoitaminen. Järjestelmässä olevia tietoja tarvitaan esi-merkiksi henkilöstön työsuhdetietojen ylläpitämiseen, työnantajan lakisääteisten velvoittei-den hoitamiseen sekä palkanmaksun ja rekrytoinnin toteuttamiseksi.

4.1 Selvitys rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutetuista eduista

Oikeutetun edun perusteluna on rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välinen työntekijä-työnantaja -suhde, tai työnantaja-työnhakija -suhde.

5. Rekisterinpitäjän aikomus käsitellä henkilötietoja edelleen muuhun tarkoitukseen kuin siihen, johon henkilötiedot kerättiin. Rekisterinpitäjän on ilmoitettava rekiste-röidylle ennen tällaista jatkokäsittelyä tästä muusta tarkoituksesta ja annettava kaikki asiaankuuluvat lisätiedot.

Jos työnhakija tulee valituksi, voidaan hänen työtehtävää hakiessaan ilmoittamistaan tie-doista ne, joita työnantaja tarvitsee työsuhteen nojalla, siirtää tähän käyttöön.

6. Henkilötietojen antaminen sellaisissa tapauksissa, joissa se on lakisääteinen tai so-pimukseen perustuva vaatimus taikka sopimuksen tekemisen edellyttämä vaatimus. Jos rekisteröidyn on pakko toimittaa henkilötiedot, tällaisten tietojen antamatta jät-tämisen mahdolliset seuraukset (kun tiedot kerätään rekisteröidyltä, artikla 13)

On sopimukseen ja lakiin perustuva vaatimus. Työsopimusta ei voi syntyä, ellei rekisteröity toimita työnantajalle sen velvollisuuksiensa täyttämiseksi tarvitsemia tietoja. Rekrytointiti-lanteissa pätevyys-, koulutus- ynnä muut käsiteltävät tiedot ovat välttämättömiä hakijoiden pätevyyden ja sopivuuden arvioimiseksi.

7. Kuvaus tiedoista, rekisteröidyistä ja henkilötietoryhmistä

Rekisteri sisältää rekrytoitavista ne tiedot, jotka nämä työhakemuksessaan haluavat antaa, mukaan lukien tietyt rekrytoinnissa pakolliset tiedot. Tällaisia ovat yhteystietojen lisäksi esimerkiksi koulutus- ja työhistoria, sekä henkilön vapaisiin kenttiin itse kirjoittamat avoimet vastaukset.

Henkilöstöjärjestelmän osuus rekisteristä sisältää ne tiedot, jotka työnantaja tarvitsee teh-täviensä ja velvoitteidensa täyttämiseen. Tällaisia ovat esimerkiksi palkka- ja työkokemus-tiedot sekä yhteystiedot ja poissaolotiedot. Lisäksi järjestelmä sisältää tietoja työntekijöiden perheistä silloin, kun tämä on tarpeen työnantajan velvollisuuksien toteuttamiseksi tai per-heenjäsenten eduista huolehtimiseksi (esimerkiksi ulkomaantyöhön lähtevien työntekijöi-den lasten koulutus ja työnantajan näille ottamat vakuutukset).

8. Henkilötietojen säilytysaika

Rekrytointihakemuksia säilytetään kaksi vuotta, sillä työnhakija voi nostaa syrjintää koske-van kanteen kahden vuoden kuluessa valintapäätöksestä. Tämän jälkeen tiedot hävitetään.

Henkilöstöjärjestelmässä tietoja säilytetään niin kauan, kuin työnantaja tarvitsee niitä työ-suhteeseen perustuviin tehtäviin tai lakisääteisten velvoitteidensa suorittamiseen (esim. kir-janpitolaki).

9. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisterin tiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään. Jos myös perheenjäsenten tiedot ovat tarpeen (ks. kohta 7.), tiedot luovuttaa Suomen Lähetysseuraan työsuhteessa oleva työn-tekijä, jolla on oikeus tietojen luovuttamiseen (huoltajuus).

10. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Ei ole.

11. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Jos kyseessä on 46 tai artiklassa 47 tai artikla 49 1 kohdan toisessa alakohdassa tar-koitettu siirto, tieto sopivista tai asianmukaisista suojatoimista ja siitä, miten niistä saa jäljennöksen tai minne ne on asetettu saataville.

Tietoja saattavat käyttää etäyhteyden avulla sellaiset henkilöt, jotka työskentelevät Suo-men Lähetysseuran ulkomaantehtävissä EU:n ja ETA:n ulkopuolella.

Suomen Lähetysseura toteuttaa tarvittavat tekniset, hallinnolliset ja organisatoriset toimen-piteet sen varmistamiseksi, että tiedonsiirto tapahtuu turvallisesti, eikä tietojen salassapito pääse vaarantumaan myöskään silloin, kun tietoja käytetään EU:n ja ETA:n ulkopuolelta. Näitä toimia tarkastellaan kriittisesti jatkuvasti, jotta toimenpiteiden ja suojauksen tason riit-tävyys voidaan varmistaa (ks. tarkemmin kohta 12.).

12. Rekisterin suojauksen periaatteet

Turvatoimien mitoittaminen perustuu Suomen lähetysseuran tietoturva- ja tietosuojapolitiik-koihin ja Suomen Lähetysseurassa vuosittain tehtävään tietoinventaarioon. Tietoinventaa-rion yhteydessä arvioidaan aina myös kuhunkin järjestelmään kohdistuvat riskit ja se, miten Suomen Lähetysseura on varmistanut tietosuojavelvollisuuksien toteutumisen toiminnas-saan tarvittavin teknisin, hallinnollisin ja organisatorisin toimenpitein.

Henkilötietoja käsitellään vain siinä tarkoituksessa, kuin ne on kerätty ja vain sellaisten henkilöjen toimesta, joilla on valtuutus tiedon käyttöön työtehtäviensä nojalla.
Rekisteriä säilytetään pelkästään sähköisessä muodossa ja vain rekisterinpitäjän valtuut-tamilla henkilöillä on oikeus käyttää rekisteriä. Jokaisella käyttäjällä on henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana. Vaitiolovelvollisuus sitoo rekisteritietoja käsitteleviä henkilöitä.

13. Automaattisen päätöksenteon, muun muassa artikla 22 1 ja 4 kohdassa tarkoitetun profiloinnin olemassaolo, sekä ainakin näissä tapauksissa merkitykselliset tiedot kä-sittelyyn liittyvästä logiikasta samoin kuin kyseisen käsittelyn merkittävyys ja mah-dolliset seuraukset rekisteröidylle.

Ei ole.

14. Rekisteröidyn oikeuksien käyttäminen. Nämä oikeudet ovat:
1) Oikeus saada pääsy kaikkeen rekisterissä olevaan itseään koskevaan tietoon (tar-kastusoikeus).
2) Oikeus vaatia virheellisten tietojen korjaamista.
3) Oikeus vaatia tietojen poistamista.
4) Oikeus rajoittaa tietojen käyttöä.

Rekisteröity voi käyttää kaikkia oikeuksiaan ottamalla yhteyttä rekisterin yhdyshenkilöön (ks. selosteen kohta 2.). Rekisterinpitäjän on vastattava rekisteröityjen omia tietojaan kos-keviin pyyntöihin ilman aiheetonta viivytystä.

15. Jos käsittely perustuu EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen artikla 6:n 1 kohdan a ala-kohtaan (henkilö on antanut suostumuksensa) tai artikla 9 2 kohdan a alakohtaan (henkilön nimenomainen suostumus arkaluonteisia tietoja koskien), on rekisteröidyl-lä lisäksi oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostu-muksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuu-teen.)

Käsittely ei perustu suostumukseen.

16. Rekisteröidyn oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvovalle viranomaiselle, jos hän kokee rekisterinpi-täjän rikkoneen hänen oikeuksiaan tai tietosuoja-asetuksen laajuutta.