Tietosuojaseloste
1. Rekisterinpitäjä
Suomen Lähetysseura
PL 56, 00241 Helsinki
Puh. 09 129 71
Lähetysseuran ly-tunnus: 0116962-5
2. Rekisterin nimi
Suomen Lähetysseuran viestinnän mediarekisteri
3. Rekisterin yhdyshenkilö
Tietosuojavastaava Liisa Vuori-Mattila
Maistraatinportti 2a
PL 56, 00241 HELSINKI
Puh. 040 658 3669
tietosuojavastaava(at)suomenlahetysseura.fi
4. Rekisterin keräämisen ja käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus
Rekisteriä kerätään Suomen Lähetysseuran oikeutetun edun perusteella (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen artikla 6:sen 1. kohdan f alakohta). Oikeutettu etu on kuvattu tarkemmin kohdassa 4.1.
Rekisterin käyttötarkoitus on Suomen Lähetysseuran toiminnasta tiedottaminen medialle. Rekisteröityjen henkilötietoja käsitellään vain tähän tarkoitukseen, esimerkiksi tiedotteiden, uutisten, artikkeleiden, juttuvinkkien, viestien ja kutsujen lähettämiseen median edustajille.
4.1 Selvitys rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutetuista eduista
Suomen Lähetysseura on voittoa tavoittelematon kirkon lähetysjärjestö sekä kehitysapujärjestö. Suomen Lähetysseura jakaa tietoa lähetys- sekä kehitysyhteistyöstä ja työn tuloksista sekä seurakuntiin että yksityishenkilöille, ja palvelee seurakuntia globaalin vastuun ja lähetystyön teemojen edistämisessä seurakunnissa.
Jotta varoja tähän työhön voidaan kerätä ja palveluita tarjota, on toiminnasta tiedottaminen ihmisten tietoisuuden lisäämiseksi työstä ja sen tuloksista välttämätöntä.
5. Rekisterinpitäjän aikomus käsitellä henkilötietoja edelleen muuhun tarkoitukseen kuin siihen, johon henkilötiedot kerättiin. Rekisterinpitäjän on ilmoitettava rekisteröidylle ennen tällaista jatkokäsittelyä tästä muusta tarkoituksesta ja annettava kaikki asiaankuuluvat lisätiedot.
Ei ole.
6. Henkilötietojen antaminen sellaisissa tapauksissa, joissa se on lakisääteinen tai sopimukseen perustuva vaatimus taikka sopimuksen tekemisen edellyttämä vaatimus. Jos rekisteröidyn on pakko toimittaa henkilötiedot, tällaisten tietojen antamatta jättämisen mahdolliset seuraukset (kun tiedot kerätään rekisteröidyltä, artikla 13)
Ei ole.
7. Kuvaus tiedoista, rekisteröidyistä ja henkilötietoryhmistä
Rekisteri sisältää tietoa eri medioiden sekä seurakuntien edustajista ja työntekijöistä. Rekisteri voi sisältää rekisteröidystä seuraavia tietoja:
- Sähköpostiosoite
- Nimi
- Puhelinnumero
- Media tai seurakunta
- Titteli
- Erikoisalue / mistä aiheista kirjoittanut
8. Henkilötietojen säilytysaika
Tietoja säilytetään niin kauan, kuin henkilö on tehtävissä, joissa mediatiedotteiden vastaanottaminen on relevanttia. Viesteissä kerrotaan säännöllisesti, miten sähköpostilistalta, ja näin ollen myös rekisteristä, voi poistua.
9. Säännönmukaiset tietolähteet
Tiedot kerätään henkilöiden edustamien seurakuntien ja mediatalojen verkkosivuilta ja tiedotteista, näiden tuottamasta materiaalista, sekä rekisteröidyiltä itseltään esimerkiksi tapahtumissa, sähköpostitse tai lomakkeilla.
10. Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Tietoja ei luovuteta.
11. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Jos kyseessä on 46 tai artiklassa 47 tai artikla 49 1 kohdan toisessa alakohdassa tarkoitettu siirto, tieto sopivista tai asianmukaisista suojatoimista ja siitä, miten niistä saa jäljennöksen tai minne ne on asetettu saataville.
Ei ole.
12. Rekisterin suojauksen periaatteet
Turvatoimien mitoittaminen perustuu Suomen lähetysseuran tietoturva- ja tietosuojapolitiikkoihin ja Suomen Lähetysseurassa vuosittain tehtävään tietoinventaarioon. Tietoinventaarion yhteydessä arvioidaan aina myös kuhunkin järjestelmään kohdistuvat riski ja se, miten Suomen Lähetysseura on varmistanut tietosuojavelvollisuuksien toteutumisen toiminnassaan tarvittavin teknisin, hallinnollisin ja organisatorisin toimenpitein.
Henkilötietoja käsitellään vain siinä tarkoituksessa, kuin ne on kerätty ja vain sellaisten henkilöjen toimesta, joilla on valtuutus tiedon käyttöön työtehtäviensä nojalla.
Rekisteriä säilytetään pelkästään sähköisessä muodossa ja vain rekisterinpitäjän valtuuttamilla henkilöillä on oikeus käyttää rekisteriä. Jokaisella käyttäjällä on henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana. Vaitiolovelvollisuus sitoo rekisteritietoja käsitteleviä henkilöitä.
13. Automaattisen päätöksenteon, muun muassa artikla 22 1 ja 4 kohdassa tarkoitetun profiloinnin olemassaolo, sekä ainakin näissä tapauksissa merkitykselliset tiedot käsittelyyn liittyvästä logiikasta samoin kuin kyseisen käsittelyn merkittävyys ja mahdolliset seuraukset rekisteröidylle.
Ei ole.
14. Rekisteröidyn oikeuksien käyttäminen. Nämä oikeudet ovat:
1) Oikeus saada pääsy kaikkeen rekisterissä olevaan itseään koskevaan tietoon (tarkastusoikeus).
2) Oikeus vaatia virheellisten tietojen korjaamista.
3) Oikeus vaatia tietojen poistamista.
4) Oikeus rajoittaa tietojen käyttöä.
Rekisteröity voi käyttää kaikkia oikeuksiaan ottamalla yhteyttä rekisterin yhdyshenkilöön (ks. selosteen kohta 2.). Rekisterinpitäjän on vastattava rekisteröityjen omia tietojaan koskeviin pyyntöihin ilman aiheetonta viivytystä.
15. Jos käsittely perustuu EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen artikla 6:n 1 kohdan a alakohtaan (henkilö on antanut suostumuksensa) tai artikla 9 2 kohdan a alakohtaan (henkilön nimenomainen suostumus arkaluonteisia tietoja koskien), on rekisteröidyllä lisäksi oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.)
Käsittely ei perustu suostumukseen.
16. Rekisteröidyn oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvovalle viranomaiselle, jos hän kokee rekisterinpitäjän rikkoneen hänen oikeuksiaan tai tietosuoja-asetuksen laajuutta.
