Tietosuojaseloste
1. Rekisterinpitäjä
Suomen Lähetysseura
PL 56, 00241 Helsinki
Puh. 09 129 71
Lähetysseuran ly-tunnus: 0116962-5
2. Rekisterin nimi
Suomen Lähetysseuran yhteystieto-ostojen aineiston rekisteri
3. Rekisterin yhdyshenkilö
Tietosuojavastaava Liisa Vuori-Mattila
Maistraatinportti 2a
PL 56, 00241 HELSINKI
Puh. 040 658 3669
tietosuojavastaava(at)suomenlahetysseura.fi
4. Rekisterin keräämisen ja käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus
Rekisteriä kerätään Suomen Lähetysseuran oikeutetun edun perusteella (EU:n yleisen tietosuoja- asetuksen artikla 6:en 1. kohdan f alakohta). Oikeutettu etu on kuvattu tarkemmin kohdassa 4.1.
Rekisterin tiedot ostetaan tietoja laillisesti telemarkkinointiin tai suorakirjepostituksiin myyvältä yritykseltä. Tietoja käytetään varainkeruuseen ja uusien kuukausilahjoittajien keräämiseen puhelimitse, tekstiviestillä, sähköpostilla tai paperipostilla.
Ennen kuin palveluntarjoaja luovuttaa tiedot Suomen lähetysseuralle, suoritetaan tietojen ristiinajo, jossa tiedoista poistetaan jo Suomen Lähetysseuran asiakasrekisterissä olevat henkilöt. Ristiinajon toteuttaa palveluntarjoaja, joka tuhoaa tätä varten saamansa aineiston välittömästi ristiinajon jälkeen, ja toimittaa tuhoamisesta kirjallisen kuittauksen Suomen Lähetysseuralle. Ristiin-ajoaineistoa siirrettäessä Suomen Lähetysseuralta palveluntarjoajalle varmistetaan tietojen suojaus asianmukaisella tavalla.
Lisäksi yhteystieto-ostojen yhteistietoja voidaan oston yhteydessä rikastaa, esimerkiksi pyytää iällä ja kiinnostuksen kohteilla rajattujen ryhmien yhteystietoja, riippuen yhteystietoja myyvän palveluntarjoajan tarjonnasta. Näitä tietoja ei kuteinkaan koskaan toimiteta Suomen Lähetysseuralle, vaan Lähetysseura saa aina ainoastaan kohdassa 7. mainitut tiedot.
Tietoja käsitellään vain edellä kuvatun markkinointiyhteydenoton, kuten puhelinsoiton toteuttamiseen. Tämän jälkeen tiedot hävitetään, viimeistään kahden kuukauden kuluessa niiden saamisesta. Mikäli kontaktoituhenkilö päättää lahjoittaa Suomen Lähetysseuralle, kerätään Suomen Lähetysseuran asiakasrekisteriin tässä yhteydessä hänen tietonsa häneltä itseltään. Lisätietoa asiakasrekisteristä ks. https://felm.suomenlahetysseura.fi/tietosuojaselosteet.
4.1 Selvitys rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutetuista eduista
Suomen Lähetysseura on voittoa tavoittelematon kirkon lähetysjärjestö. Järjestön toiminnan elinehtona ovat lahjoitukset sen toimintaan. Uusien vapaaehtoisten lahjoittajien ja lahjoitusten kerääminen on hyväntekeväisyysjärjestöjen ydintehtävää hyväntekeväisyystyön rahoittamiseksi.
5. Rekisterinpitäjän aikomus käsitellä henkilötietoja edelleen muuhun tarkoitukseen kuin siihen, johon henkilötiedot kerättiin. Rekisterinpitäjän on ilmoitettava rekisteröidylle ennen tällaista jatkokäsittelyä tästä muusta tarkoituksesta ja annettava kaikki asiaankuuluvat lisätiedot.
Tietoja ei käytetä muuhun, kuin tässä selosteessa kuvattuun käyttötarkoitukseen.
6. Henkilötietojen antaminen sellaisissa tapauksissa, joissa se on lakisääteinen tai sopimukseen perustuva vaatimus taikka sopimuksen tekemisen edellyttämä vaatimus. Jos rekisteröidyn on pakko toimittaa henkilötiedot, tällaisten tietojen antamatta jättämisen mahdolliset seuraukset (kun tiedot kerätään rekisteröidyltä, artikla 13).
Ei ole.
7. Kuvaus tiedoista, rekisteröidyistä ja henkilötietoryhmistä
Rekisteri voi sisältää rekisteröidystä seuraavia tietoja:
• Henkilön etu- ja sukunimi
• Osoite
• Postinumero
• Postitoimipaikka
• Maa
• Puhelinnumero (ensisijaisesti gsm‐ jos ei löydy niin lankanumero)
8. Henkilötietojen säilytysaika
Tietoja säilytetään enintään kolme kuukautta, minkä jälkeen ne poistetaan.
9. Mistä henkilötiedot on saatu sekä tarvittaessa se, onko tiedot saatu yleisesti saatavilla olevista lähteistä
Tiedot vastaanotetaan palveluntarjoajalta erillisen sopimuksen mukaisesti. Jokaisen sopimuksen solmimisen yhteydessä Suomen Lähetysseura varmistaa sen tietosuoja-asetuksen mukaisuuden ja sen, että myös palveluntarjoaja on sitoutunut noudattamaan sopimuksessa kuvatussa palvelussa tietosuoja-asetuksen vaatimuksia. Erityistä huomiota sopimuksessa kiinnitetään esimerkiksi tietojen siirron toteuttamistapaan, käyttöoikeuksiin, tietojen käsittelyn ohjeisiin sekä tietojen poistoon.
10. Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Tietoja ei luovuteta, mutta niiden käsittely voidaan antaa kolmannen osapuolen tehtäväksi.
Tällöin Suomen Lähetysseura tekee käsittelijän kanssa erillisen sopimuksen, jossa
varmistetaan kolmannen osapuolen toteuttaman käsittelyn ja siihen liittyvän tiedonsiirron
noudattavan tietosuoja-asetuksen vaatimuksia.
11. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Jos kyseessä on 46 tai artiklassa 47 tai artikla 49 1 kohdan toisessa alakohdassa tarkoitettu siirto, tieto sopivista tai asianmukaisista suojatoimista ja siitä, miten niistä saa jäljennöksen tai minne ne on asetettu saataville.
Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
12. Rekisterin suojauksen periaatteet
Turvatoimien mitoittaminen perustuu Suomen lähetysseuran tietoturva- ja tietosuojapolitiikkoihin sekä Suomen Lähetysseuran tietoinventaarioon. Tietoinventaarion yhteydessä arvioidaan aina myös kuhunkin rekisteriin kohdistuvat riskit ja se, miten Suomen Lähetysseura on varmistanut tietosuojavelvollisuuksien toteutumisen toiminnassaan tarvittavin teknisin, hallinnollisin ja organisatorisin toimenpitein.
Henkilötietoja käsitellään vain siinä tarkoituksessa, kuin ne on kerätty ja vain sellaisten henkilöjen toimesta, joilla on valtuutus tiedon käyttöön työtehtäviensä nojalla. Vaitiolovelvollisuus sitoo rekisteritietoja käsitteleviä henkilöitä.
Mikäli rekisterin tietojen käsittely annetaan kolmannen osapuolen tehtäväksi, vaaditaan tältä kolmannelta osapuolelta vähintään samaa tietosuojan ja tietoturvan tasoa, kuin mitä Suomen Lähetysseura noudattaa. Tähän annetaan tarvittaessa myös kirjalliset ohjeet.
13. Automaattisen päätöksenteon, muun muassa artikla 22 1 ja 4 kohdassa tarkoitetun profiloinnin olemassaolo, sekä ainakin näissä tapauksissa merkitykselliset tiedot käsittelyyn liittyvästä logiikasta samoin kuin kyseisen käsittelyn merkittävyys ja mahdolliset seuraukset rekisteröidylle.
Ei ole.
14. Rekisteröidyn oikeuksien käyttäminen. Nämä oikeudet ovat:
1) Oikeus saada pääsy kaikkeen rekisterissä olevaan itseään koskevaan tietoon
(tarkastusoikeus).
2) Oikeus vaatia virheellisten tietojen korjaamista.
3) Oikeus vaatia tietojen poistamista.
4) Oikeus rajoittaa tietojen käyttöä.
Rekisteröity voi käyttää kaikkia oikeuksiaan ottamalla yhteyttä rekisterin yhdyshenkilöön (ks. selosteen kohta 2.). Rekisterinpitäjän on vastattava rekisteröityjen omia tietojaan koskeviin pyyntöihin ilman aiheetonta viivytystä.
15. Jos käsittely perustuu EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen artikla 6:n 1 kohdan a alakohtaan (henkilö on antanut suostumuksensa) tai artikla 9 2 kohdan a alakohtaan (henkilön nimenomainen suostumus arkaluonteisia tietoja koskien), on rekisteröidyllä lisäksi oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen).
Käsittely ei perustu suostumukseen.
16. Rekisteröidyn oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvovalle viranomaiselle, jos hän kokee rekisterinpitäjän rikkoneen hänen oikeuksiaan tai tietosuoja-asetuksen laajuutta.
