Tietosuojaseloste
1. Rekisterinpitäjä
Suomen Lähetysseura
PL 56, 00241 Helsinki
Puh. 09 129 71
Lähetysseuran y-tunnus: 0116962-5
2. Rekisterin nimi
Ilmoituskanava
3. Rekisterin yhteyshenkilö
Tietosuojavastaava Liisa Vuori-Mattila
Maistraatinportti 2a
PL 56, 00241 HELSINKI
Puh. 040 658 3669
tietosuojavastaava(at)suomenlahetysseura.fi
4. Rekisterin keräämisen ja käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus
Henkilötietoja käsitellään rekisteröityjen suostumuksen perusteella Suomen Lähetysseuran lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 a ja c kohdat).
Keskeinen lainsäädäntö:
• EU:n yleinen tietosuoja-asetus (679/2016)
• Tietosuojalaki (1050/2018)
• Euroopan unionin lainsäädännön rikkomisesta ilmoittavien henkilöiden suojelusta annetun direktiivin (EU) 2019/1937, ns. Whistleblower-direktiivi
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on Whistleblower-direktiivin mukaisten ilmoitusten käsittely.
5. Rekisterinpitäjän aikomus käsitellä henkilötietoja edelleen muuhun tarkoitukseen kuin siihen, johon henkilötiedot kerättiin. Rekisterinpitäjän on ilmoitettava rekisteröidylle ennen tällaista jatkokäsittelyä tästä muusta tarkoituksesta ja annettava kaikki asiaankuuluvat lisätiedot.
Tietoja käytetään vain tässä selosteessa kuvattuun käyttötarkoitukseen.
6. Henkilötietojen antaminen sellaisissa tapauksissa, joissa se on lakisääteinen tai sopimukseen perustuva vaatimus taikka sopimuksen tekemisen edellyttämä vaatimus. Jos rekisteröidyn on pakko toimittaa henkilötiedot, tällaisten tietojen antamatta jättämisen mahdolliset seuraukset (kun tiedot kerätään rekisteröidyltä, artikla 13)
Tietojen antaminen on vapaaehtoista. Ilmoituksen voi tehdä anonyymisti.
7. Kuvaus tiedoista, rekisteröidyistä ja henkilötietoryhmistä
Mahdollisia rekisteröityjä ovat ilmoittajat ja ilmoitettuihin tapauksiin liittyvät ilmoittajien nimeämät henkilöt.
Ilmoitusta tehdessään ilmoittaja antaa tietoja havaitsemastaan epäkohdasta tai rikkomuksesta. Ilmoitus sisältää henkilötietoja vain, jos ilmoittaja niitä antaa. Ilmoitusta koskevassa ohjeistuksessa kerrotaan, että ilmoituksen tekeminen ei edellytä esimerkiksi ilmoittajan henkilötietojen antamista. Jos ilmoittaja antaa itseään koskevia tietoja, häntä käsitellään rekisteröitynä.
Ilmoitus voi sisältää muita henkilöitä koskevia henkilötietoja, jos ilmoittaja katsoo niiden olevan välttämättömiä ilmoituksen kannalta. Lisäksi henkilötietoja voidaan kerätä ilmoituksen käsittelyssä tarpeellisia henkilötietoja.
Rekisterinpitäjä kerää ilmoitusten käsittelijöistä henkilötiedot ilmoitusten käsittelyä ja pääsynhallintaa varten.
8. Henkilötietojen säilytysaika
Rekisteröidyn tiedot säilytetään ilmoitusjärjestelmässä yhden vuoden ajan. Sen jälkeen ne siirretään säilytettäviksi Lähetysseuran ilmoitusarkistoon, jota pidetään yllä dokumentinhallintajärjestelmässä. Ilmoituksia säilytetään arkistossa enintään neljä vuotta.
9. Mistä henkilötiedot on saatu sekä tarvittaessa se, onko tiedot saatu yleisesti saatavilla olevista lähteistä
Tiedot saadaan ilmoituksen tekijöiltä.
10. Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Tietoja ei luovuteta.
11. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Jos kyseessä on 46 tai artiklassa 47 tai artikla 49 1 kohdan toisessa alakohdassa tarkoitettu siirto, tieto sopivista tai asianmukaisista suojatoimista ja siitä, miten niistä saa jäljennöksen tai minne ne on asetettu saataville.
Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuoliselle toimijalle.
12. Rekisterin suojauksen periaatteet
Turvatoimien mitoittaminen perustuu Suomen Lähetysseuran tietoturva- ja tietosuojapolitiikkoihin sekä Suomen Lähetysseuran tietoinventaarioon. Tietoinventaarion yhteydessä arvioidaan kuhunkin rekisteriin kohdistuvat riskit ja se, miten Suomen Lähetysseura on varmistanut tietosuojavelvollisuuksien toteutumisen toiminnassaan tarvittavin teknisin, hallinnollisin ja organisatorisin toimenpitein.
Henkilötietoja käsitellään vain siinä tarkoituksessa, johon ne on kerätty ja vain sellaisten henkilöjen toimesta, joilla on valtuutus tiedon käyttöön työtehtäviensä nojalla. Pääsy tietoihin on rajattu käyttäjäoikeusryhmittäin työtehtävien perusteella. Pääsy järjestelmään on vain pääkäyttäjillä. Henkilötietoja käsitteleviä sitoo vaitiolovelvollisuus.
Mikäli rekisterin tietojen käsittely annetaan kolmannen osapuolen tehtäväksi, vaaditaan tältä kolmannelta osapuolelta vähintään samaa tietosuojan ja tietoturvan tasoa, kuin mitä Suomen Lähetysseura noudattaa. Tähän annetaan tarvittaessa myös kirjalliset ohjeet.
Ilmoituskanavan kaikki liikenne on suojattu SSL-sertifikaatilla. Kaikki istunnot pakotetaan https-protokollaan.
13. Automaattisen päätöksenteon, muun muassa artikla 22 1 ja 4 kohdassa tarkoitetun profiloinnin olemassaolo, sekä ainakin näissä tapauksissa merkitykselliset tiedot käsittelyyn liittyvästä logiikasta samoin kuin kyseisen käsittelyn merkittävyys ja mahdolliset seuraukset rekisteröidylle.
Ei profilointia.
14. Rekisteröidyn oikeuksien käyttäminen. Nämä oikeudet ovat:
1) Oikeus saada pääsy kaikkeen rekisterissä olevaan itseään koskevaan tietoon (tarkastusoikeus).
2) Oikeus vaatia virheellisten tietojen korjaamista.
3) Oikeus vaatia tietojen poistamista.
4) Oikeus rajoittaa tietojen käyttöä.
Rekisteröity voi käyttää kaikkia oikeuksiaan ottamalla yhteyttä rekisterin yhdyshenkilöön (ks. selosteen kohta 3.). Rekisterinpitäjän on vastattava rekisteröityjen omia tietojaan koskeviin pyyntöihin ilman aiheetonta viivytystä.
15. Jos käsittely perustuu EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen artikla 6:n 1 kohdan a alakohtaan (henkilö on antanut suostumuksensa) tai artikla 9 2 kohdan a alakohtaan (henkilön nimenomainen suostumus arkaluonteisia tietoja koskien), on rekisteröidyllä lisäksi oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.)
Ilmoittajan osalta käsittely perustuu suostumukseen, joka on mahdollista peruuttaa.
16. Rekisteröidyn oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvovalle viranomaiselle, jos hän kokee rekisterinpitäjän rikkoneen hänen oikeuksiaan tai tietosuoja-asetuksen laajuutta.
