Tietosuojaseloste
1. Rekisterinpitäjä
Suomen Lähetysseura
PL 56, 00241 Helsinki
Puh. 09 129 71
Lähetysseuran ly-tunnus: 0116962-5
2. Rekisterin nimi
Suomen Lähetysseuran postimerkkikeräysten rekisteri
3. Rekisterin yhdyshenkilö
Tietosuojavastaava Liisa Vuori-Mattila
Maistraatinportti 2a
PL 56, 00241 HELSINKI
Puh. 040 658 3669
tietosuojavastaava(a)suomenlahetysseura.fi
4. Rekisterin keräämisen ja käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus
Rekisteriä kerätään Suomen Lähetysseuran oikeutetun edun perusteella (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen artikla 6:en 1. kohdan f alakohta). Oikeutettu etu on kuvattu tarkemmin kohdassa 4.1.
4.1 Selvitys rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutetuista eduista
Suomen Lähetysseura on voittoa tavoittelematon kirkon lähetysjärjestö. Järjestön toiminnan elinehtona ovat lahjoitukset sen toimintaan. Suomen Lähetysseura myös jakaa tietoa lähetystyöstä ja sen tuloksista sekä seurakuntiin ja yksityishenkilöille, että palvelee seurakuntia globaalin vastuun ja lähetystyön teemojen edistämisessä seurakunnissaan.
Yksi lahjoittamisen muoto on postimerkkikeräys, jossa ihmiset voivat lahjoittaa vanhoja postikorttejaan ja -merkkejään, jotka myydään Suomen Lähetysseuran ulkomaantyön hyväksi. Kortit ja postimerkit myydään keräilijöille Suomen Filatelistiseuran järjestämissä huutokaupoissa ja Suomen Postimerkkilehden Online-huutokaupoissa. Ennen myyntiä kortit lajitellaan Suomen Lähetysseuran vapaaehtoisten toimesta.
5. Rekisterinpitäjän aikomus käsitellä henkilötietoja edelleen muuhun tarkoitukseen kuin siihen, johon henkilötiedot kerättiin. Rekisterinpitäjän on ilmoitettava rekisteröidylle ennen tällaista jatkokäsittelyä tästä muusta tarkoituksesta ja annettava kaikki asiaankuuluvat lisätiedot.
Tietoja ei käytetä muuhun tarkoitukseen.
6. Henkilötietojen antaminen sellaisissa tapauksissa, joissa se on lakisääteinen tai sopimukseen perustuva vaatimus taikka sopimuksen tekemisen edellyttämä vaatimus. Jos rekisteröidyn on pakko toimittaa henkilötiedot, tällaisten tietojen antamatta jättämisen mahdolliset seuraukset (kun tiedot kerätään rekisteröidyltä, artikla 13)
Ei ole vaatimus.
7. Kuvaus tiedoista, rekisteröidyistä ja henkilötietoryhmistä
Rekisteri on tässä tapauksessa joukko kortteja, joissa on niihin kirjoitetut tekstit näkyvissä. Korteissa olevia tietoja ei kerätä minnekään, mutta itse kortit muodostavat henkilötietolain tarkoittaman rekisterin. Rekisteri voi näin ollen sisältää rekisteröidystä seuraavia tietoja:
- nimi
- osoite
- postinumero ja toimipaikka
- mahdollinen kortissa oleva muu teksti
8. Henkilötietojen säilytysaika
Tietoja säilytetään, kunnes ne saadaan lajiteltua ja toimitettua huutokaupattavaksi Suomen Filatelistiseuralle. Tämä kestää enimmillään joitakin kuukausia.
9. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisterin tiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään heidän lähettämiensä korttien mukana. Tietoja ei kerätä näistä korteista mihinkään muualle talteen, vaan itse kortit muodostavat henkilötietolain tarkoittaman rekisterin.
10. Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Rekisterin muodostavat kortit myydään keräilijöille Suomen Filatelistiseuran järjestämissä huutokaupoissa ja Suomen Postimerkkilehden Online-huutokaupoissa. Suomen Lähetysseuran velvollisuudet rekisterinpitäjänä päättyvät, kun kortit luovutetaan huutokaupattavaksi lajittelun jälkeen. Lajittelusta vastaavat henkilöt taas ovat Suomen Lähetysseuran vapaaehtoisia, ja tästä käsittelystä Suomen Lähetysseura vastaa.
11. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Jos kyseessä on 46 tai artiklassa 47 tai artikla 49 1 kohdan toisessa alakohdassa tarkoitettu siirto, tieto sopivista tai asianmukaisista suojatoimista ja siitä, miten niistä saa jäljennöksen tai minne ne on asetettu saataville.
Ei ole.
12. Rekisterin suojauksen periaatteet
Turvatoimien mitoittaminen perustuu Suomen lähetysseuran tietoturva- ja tietosuojapolitiikkoihin ja Suomen Lähetysseurassa vuosittain tehtävään tietoinventaarioon. Tietoinventaarion yhteydessä arvioidaan aina myös kuhunkin järjestelmään ja rekisteriin kohdistuvat riskit ja se, miten Suomen Lähetysseura on varmistanut tietosuojavelvollisuuksien toteutumisen toiminnassaan tarvittavin teknisin, hallinnollisin ja organisatorisin toimenpitein.
Henkilötietoja käsitellään vain siinä tarkoituksessa, kuin ne on kerätty ja vain sellaisten henkilöjen toimesta, joilla on valtuutus ja tarve tiedon käyttöön tehtäviensä nojalla.
Tietoja säilytetään pelkästään alkuperäisessä paperisessa muodossa (kortteina) ja vain rekisterinpitäjän valtuuttamilla henkilöillä on oikeus käsitellä tietoja.
13. Automaattisen päätöksenteon, muun muassa artikla 22 1 ja 4 kohdassa tarkoitetun profiloinnin olemassaolo, sekä ainakin näissä tapauksissa merkitykselliset tiedot käsittelyyn liittyvästä logiikasta samoin kuin kyseisen käsittelyn merkittävyys ja mahdolliset seuraukset rekisteröidylle.
Ei ole.
14. Rekisteröidyn oikeuksien käyttäminen. Nämä oikeudet ovat:
1) Oikeus saada pääsy kaikkeen rekisterissä olevaan itseään koskevaan tietoon (tarkastusoikeus).
2) Oikeus vaatia virheellisten tietojen korjaamista.
3) Oikeus vaatia tietojen poistamista.
4) Oikeus rajoittaa tietojen käyttöä.
Rekisteröity voi käyttää kaikkia oikeuksiaan ottamalla yhteyttä rekisterin yhdyshenkilöön (ks. selosteen kohta 2.). Rekisterinpitäjän on vastattava rekisteröityjen omia tietojaan koskeviin pyyntöihin ilman aiheetonta viivytystä.
15. Jos käsittely perustuu EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen artikla 6:n 1 kohdan a alakohtaan (henkilö on antanut suostumuksensa) tai artikla 9 2 kohdan a alakohtaan (henkilön nimenomainen suostumus arkaluonteisia tietoja koskien), on rekisteröidyllä lisäksi oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.)
Käsittely ei perustu suostumukseen.
16. Rekisteröidyn oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvovalle viranomaiselle, jos hän kokee rekisterinpitäjän rikkoneen hänen oikeuksiaan tai tietosuoja-asetuksen laajuutta.
