Tietosuojaseloste
1. Rekisterinpitäjä
Suomen Lähetysseura
PL 56, 00241 Helsinki
Puh. 09 129 71
Lähetysseuran ly-tunnus: 0116962-5
2. Rekisterin nimi
Suomen Lähetysseuran henkilöstötieto- ja rekrytointijärjestelmä
3. Rekisterin yhdyshenkilö
Tietosuojavastaava Liisa Vuori-Mattila
Maistraatinportti 2a
PL 56, 00241 HELSINKI
Puh. 040 658 3669
tietosuojavastaava(a)suomenlahetysseura.fi
4. Rekisterin keräämisen ja käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus
Rekisteriä kerätään Suomen Lähetysseuran oikeutetun edun perusteella (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen artikla 6:sen 1. kohdan f alakohta). Oikeutettu etu on kuvattu tarkemmin kohdassa 4.1.
Rekisterin käyttötarkoitus on Suomen Lähetysseuran henkilöstöhallinnon (henkilörekisteri ja palkanlaskenta) ja rekrytoinnin hoitaminen. Järjestelmässä olevia tietoja tarvitaan esimerkiksi henkilöstön työsuhdetietojen ylläpitämiseen, työnantajan lakisääteisten velvoitteiden hoitamiseen sekä palkanmaksun ja rekrytoinnin toteuttamiseksi.
4.1 Selvitys rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutetuista eduista
Oikeutetun edun perusteluna on rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välinen työntekijä-työnantaja suhde, tai työnantaja-työnhakija-suhde.
5. Rekisterinpitäjän aikomus käsitellä henkilötietoja edelleen muuhun tarkoitukseen kuin siihen, johon henkilötiedot kerättiin. Rekisterinpitäjän on ilmoitettava rekisteröidylle ennen tällaista jatkokäsittelyä tästä muusta tarkoituksesta ja annettava kaikki asiaankuuluvat lisätiedot.
Jos työnhakija tulee valituksi, voidaan hänen työtehtävää hakiessaan ilmoittamistaan tiedoista ne, joita työnantaja tarvitsee työsuhteen nojalla, siirtää tähän käyttöön.
Lisäksi niissä tapauksissa, joissa henkilö on lähdössä ulkomaantyöhön Suomen Lähetysseuran työntekijänä, voidaan hakijan yhteys- ja koulutustiedot anntaa nimikkoseurakuntasopimuksia laativien työntekijöiden käyttöön sopimusten valmistelua varten.
Nimikkoseurakunnat ovat Suomen Lähetysseuran ulkomaantyön rahoittamisen muoto, ja tämä varainkeruu on tarkoituksenmukaista aloittaa heti, kun tieto tulevasta ulkomaantyöntekijästä saadaan. Tiedon siirrosta kerrotaan niille työntekijöille, joita asia koskee, jo heidän rekrytointihaastattelussaan, ja asiasta tulee maininta myös heidän rekrytointipäätöksiinsä asiaankuuluvine lisätietoineen.
6. Henkilötietojen antaminen sellaisissa tapauksissa, joissa se on lakisääteinen tai sopimukseen perustuva vaatimus taikka sopimuksen tekemisen edellyttämä vaatimus. Jos rekisteröidyn on pakko toimittaa henkilötiedot, tällaisten tietojen antamatta jättämisen mahdolliset seuraukset (kun tiedot kerätään rekisteröidyltä, artikla 13)
On osittain sopimukseen ja lakiin perustuva vaatimus. Työsopimusta ei voi syntyä, ellei rekisteröity toimita työnantajalle sen velvollisuuksiensa täyttämiseksi tarvitsemia tietoja. Rekrytointitilanteissa pätevyys-, koulutus- ynnä muut käsiteltävät tiedot ovat välttämättömiä hakijoiden pätevyyden ja sopivuuden arvioimiseksi.
7. Kuvaus tiedoista, rekisteröidyistä ja henkilötietoryhmistä
Rekisteri sisältää rekrytoitavista ne tiedot, jotka nämä työhakemuksessaan haluavat antaa, mukaan lukien tietyt rekrytoinnissa pakolliset tiedot. Tällaisia ovat yhteystietojen lisäksi esimerkiksi koulutus- ja työhistoria, sekä henkilön vapaisiin kenttiin itse kirjoittamat avoimet vastaukset.
Henkilöstöjärjestelmän osuus rekisteristä sisältää ne tiedot, jotka työnantaja tarvitsee tehtäviensä ja velvoitteidensa täyttämiseen. Tällaisia ovat esimerkiksi palkka- ja työkokemustiedot sekä yhteystiedot ja poissaolotiedot. Lisäksi järjestelmä sisältää tietoja työntekijöiden perheistä silloin, kun tämä on tarpeen työnantajan velvollisuuksien toteuttamiseksi tai perheenjäsenten eduista huolehtimiseksi (esimerkiksi ulkomaantyöhön lähtevien työntekijöiden lasten koulutus ja työnantajan näille ottamat vakuutukset).
8. Henkilötietojen säilytysaika
Rekrytointihakemuksia säilytetään kaksi vuotta, sillä työnhakija voi nostaa syrjintää koskevan kanteen kahden vuoden kuluessa valintapäätöksestä. Tämän jälkeen tiedot hävitetään.
Henkilöstöjärjestelmässä tietoja säilytetään niin kauan, kuin työnantaja tarvitsee niitä työsuhteeseen perustuviin tehtäviin tai lakisääteisten velvoitteidensa suorittamiseen (esim. kirjanpitolaki).
9. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisterin tiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään. Jos myös perheenjäsenten tiedot ovat tarpeen (ks. kohta 7.), tiedot luovuttaa Suomen Lähetysseuraan työsuhteessa oleva työntekijä, jolla on oikeus tietojen luovuttamiseen (huoltajuus).
10. Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Jos rekrytoitu henkilö on lähdössä ulkomaantyöhön Suomen Lähetysseuran työntekijänä, voidaan hakijan yhteys- ja koulutustiedot antaa nimikkoseurakuntasopimuksia laativien työntekijöiden käyttöön sopimusten valmistelua varten. Ks. tarkemmin kohta 5.
11. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Jos kyseessä on 46 tai artiklassa 47 tai artikla 49 1 kohdan toisessa alakohdassa tar-koitettu siirto, tieto sopivista tai asianmukaisista suojatoimista ja siitä, miten niistä saa jäljennöksen tai minne ne on asetettu saataville.
Tietoja saattavat käyttää etäyhteyden avulla sellaiset henkilöt, jotka työskentelevät Suomen Lähetysseuran ulkomaantehtävissä EU:n ja ETA:n ulkopuolella.
Suomen Lähetysseura toteuttaa tarvittavat tekniset, hallinnolliset ja organisatoriset toimenpiteet sen varmistamiseksi, että tiedonsiirto tapahtuu turvallisesti, eikä tietojen salassapito pääse vaarantumaan myöskään silloin, kun tietoja käytetään EU:n ja ETA:n ulkopuolelta. Näitä toimia tarkastellaan kriittisesti jatkuvasti, jotta toimenpiteiden ja suojauksen tason riittävyys voidaan varmistaa (ks. tarkemmin kohta 12.).
12. Rekisterin suojauksen periaatteet
Turvatoimien mitoittaminen perustuu Suomen lähetysseuran tietoturva- ja tietosuojapolitiikkoihin ja Suomen Lähetysseurassa vuosittain tehtävään tietoinventaarioon. Tietoinventaarion yhteydessä arvioidaan aina myös kuhunkin järjestelmään kohdistuvat riskit ja se, miten Suomen Lähetysseura on varmistanut tietosuojavelvollisuuksien toteutumisen toiminnassaan tarvittavin teknisin, hallinnollisin ja organisatorisin toimenpitein.
Henkilötietoja käsitellään vain siinä tarkoituksessa, kuin ne on kerätty ja vain sellaisten henkilöjen toimesta, joilla on valtuutus tiedon käyttöön työtehtäviensä nojalla.
Rekisteriä säilytetään pelkästään sähköisessä muodossa ja vain rekisterinpitäjän valtuuttamilla henkilöillä on oikeus käyttää rekisteriä. Jokaisella käyttäjällä on henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana. Vaitiolovelvollisuus sitoo rekisteritietoja käsitteleviä henkilöitä.
13. Automaattisen päätöksenteon, muun muassa artikla 22 1 ja 4 kohdassa tarkoitetun profiloinnin olemassaolo, sekä ainakin näissä tapauksissa merkitykselliset tiedot käsittelyyn liittyvästä logiikasta samoin kuin kyseisen käsittelyn merkittävyys ja mahdolliset seuraukset rekisteröidylle.
Ei ole.
14. Rekisteröidyn oikeuksien käyttäminen. Nämä oikeudet ovat:
1) Oikeus saada pääsy kaikkeen rekisterissä olevaan itseään koskevaan tietoon (tarkastusoikeus).
2) Oikeus vaatia virheellisten tietojen korjaamista.
3) Oikeus vaatia tietojen poistamista.
4) Oikeus rajoittaa tietojen käyttöä.
Rekisteröity voi käyttää kaikkia oikeuksiaan ottamalla yhteyttä rekisterin yhdyshenkilöön (ks. selosteen kohta 2.). Rekisterinpitäjän on vastattava rekisteröityjen omia tietojaan koskeviin pyyntöihin ilman aiheetonta viivytystä.
15. Jos käsittely perustuu EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen artikla 6:n 1 kohdan a ala-kohtaan (henkilö on antanut suostumuksensa) tai artikla 9 2 kohdan a alakohtaan (henkilön nimenomainen suostumus arkaluonteisia tietoja koskien), on rekisteröidyl-lä lisäksi oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostu-muksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuu-teen.)
Käsittely ei perustu suostumukseen.
16. Rekisteröidyn oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvovalle viranomaiselle, jos hän kokee rekisterinpitäjän rikkoneen hänen oikeuksiaan tai tietosuoja-asetuksen laajuutta.
