Miten väärinkäytösten riskeihin varaudutaan kehitysyhteistyöhankkeita suunnitellessa?
”Emme aloita työtä sellaisten yhteistyökumppaneiden kanssa, joita emme ole käyneet tarkasti läpi. Yhteistyökumppaniehdokkaista tehdään kattava kumppanuusarviointi, jossa tarkistetaan eri osa-alueita niiden toiminnasta. Katsomme esimerkiksi, ovatko kontrollimekanismit kunnossa: eriytetyt työtehtävät talousosastolla ja resursseja ja osaamista talousasioissa. Tässä prosessissa pisteytämme organisaation osa-alueet ja katsomme, läpäiseekö organisaatio kokonaisuudessaan seulamme. Jos havaitsemme puutteita, emme aloita yhteistyötä.
Tarkistamme aina alustavista hanke-ehdotuksista, että kumppani on budjetoinut talousseurantaan resursseja ja millä tavoin taloushallinto on järjestetty. Hankkeen alustavista suunnitelmista katsomme, onko budjetti liian iso suhteessa organisaation kapasiteettiin tai ovatko hallintokulut hälyttävän suuret.”
Kehitysyhteistyöhankkeet kestävät kerrallaan neljä vuotta. Miten hankkeiden taloutta seurataan näiden vuosien aikana?
”Monitoroimme hankkeita säännöllisesti, eli meidän hankehallinnon asiantuntijamme vierailevat paikan päällä varmistamassa, että rahat käytetään sovittuun tarkoitukseen ja taloushallinto on asianmukaisesti hoidettu. Viime vuosina olemme kehittäneet tapaa, jossa myös talousasiantuntijamme Helsingissä ovat mukana näissä tapaamisissa etäyhteyden kautta ja systemaattisesti arvioivat yhteistyökumppanin taloushallintoa. Katsomme esimerkiksi ihan käytännössä kassaa ja kirjanpitoa läpi sekä varmistamme, että kilpailutusasiakirjoissa on korruptiota ehkäisevät lausekkeet mukana. Katsomme myös henkilöstöasioita, että työntekijöillä on lainmukaiset työsopimukset.
Yhteistyökumppanit tekevät neljännesvuosittain meille talousraportit, joissa käydään läpi, onko suunnitelmassa ja budjetissa pysytty. Mikäli budjettiin tulisi ylityksiä ja alituksia, yhteistyökumppanin täytyy sopia niistä kanssamme etukäteen. Talousraporttien lisäksi kumppanimme tekevät puolivuosittain raportin, jossa he kertovat tarkasti tehdystä työstä ja saavutetuista tuloksista.
Kun yhteistyökumppanimme näkevät, että teemme seurantaa säännöllisesti ja systemaattisesti, se auttaa myös heitä kehittämään omaa toimintaansa. Uusien yhteistyökumppaneiden kanssa teemme erityisseurantaa, jotta voimme tukea heitä toimintatapojemme oppimisessa.
Kaikissa hankkeissa ulkopuolinen tilintarkastaja tekee vuosittain tilintarkastuksen kansainvälisten tilintarkastusstandardien mukaan. Käymme tilintarkastusraportit systemaattisesti läpi ja seuraamme niistä nousevien suositusten toimeenpanoa. Lisäksi koko globaalista, yhdeksän maata kattavasta kehitysyhteistyöohjelmastamme tehdään vuosittain ulkopuolinen tilintarkastus.”
Miten työn tuloksia seurataan ja varmistetaan, että rahalla tehdään sitä, mitä on sovittu?
”Hankehallinnon asiantuntijat ovat jatkuvasti keskusteluyhteydessä yhteistyökumppaneihimme ja he vierailevat hankkeissa säännöllisesti paikan päällä. Näillä seurantamatkoilla he ihan konkreettisesti tarkistavat, että raporteissa ja budjeteissa mainitut asiat ovat tapahtuneet ja tapahtuvat. He esimerkiksi tarkistavat, että vedenkeruutankki on rakennettu ja keskustelevat vaikkapa hankkeessa perustettujen naisryhmien kanssa ja haastattelevat heitä. Asiantuntijamme katsovat, mitä asioita työstä on raportoitu ja tekevät pistemäisiä tarkistuksia.”
Onko Lähetysseuran sisäisen seurannan lisäksi ulkopuolisten tahojen toteuttamaa seurantaa?
”Hankkeista ja koko kehitysyhteistyöohjelmastamme tehdään vuosittain ulkopuolinen tilintarkastus.
Ulkoministeriö käy säännöllisesti katsomassa hankkeitamme. Olen itse lähipäivinä lähdössä Etiopiaan ulkoministeriön edustajan kanssa tarkistamaan työtämme siellä.
Myös valtiot, joissa työskentelemme, seuraavat usein työtämme tarkasti. Esimerkiksi Nepalissa valtio tekee työstämme puoliväli- ja loppuarvioinnit ja tapaamme paikallishallintoa vuosittain.”
Jos väärinkäytöksiä epäillään, miten Lähetysseura toimii?
”Jos epäilyjä herää, alamme heti selvittää asiaa. Tiedotamme myös epäilyistä ulkoministeriötä välittömästi ja teemme heidän ilmoituskanavansa kautta ilmoituksen. Jos kyse on rahankäyttöön liittyvästä väärinkäytöksestä, katkaisemme rahalähetykset selvityksen ajaksi. Useimmiten päädymme teettämään erityistilintarkastuksen joko itse tai yhdessä muiden rahoittajien kanssa. Jos väärinkäytöksiä selviää, arvioimme, onko yhteistyön jatkamiselle edellytyksiä. Onko esimerkiksi kyse yksittäisen henkilön itsenäisestä toiminnasta vai laajemmin organisaatioon liittyvästä asiasta. Jos yhteistyölle ei ole edellytyksiä, lopetamme yhteistyön.”
Miksi valvonnasta huolimatta väärinkäytöksiä silloin tällöin paljastuu, onko ala riskialttiimpi kuin muut?
”Niitä paljastuu, koska seuranta on tarkkaa ja säännöllistä. Ei muilla aloilla välttämättä seurata näin tarkasti asioita kuin kehitysyhteistyössä. Kehitysyhteistyötä tehdään vaikeissa toimintaympäristöissä. Voi olla konfliktin jälkeisiä tilanteita, äärimmäistä köyhyyttä ja yhteiskunnissa rakenteellista korruptiota. Se lisää väistämättä riskejä.”
Teksti: Minna Havunen
*** Tuettu Suomen kehitysyhteistyövaroin. ***
