Siirry suoraan sisältöön Siirry alapalkkiin

Tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä

Suomen Lähetysseura
PL 56, 00241 Helsinki
Puh. 09 129 71
Lähetysseuran ly-tunnus: 0116962-5

2. Rekisterin nimi

Kauneimpien Joululaulujen asiakasrekisteri

3. Rekisterin yhdyshenkilö

Tietosuojavastaava Emma Mäkelä
Maistraatinportti 2a
PL 56, 00241 HELSINKI
Puh. 040 6210 569
tietosuojavastaava(a)suomenlahetysseura.fi

4. Rekisterin keräämisen ja käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus

Rekisteriä kerätään Suomen Lähetysseuran oikeutetun edun perusteella (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen artikla 6:en 1. kohdan f alakohta). Oikeutettu etu on kuvattu tarkemmin kohdassa 4.1.

Tapahtuman järjestämiseksi ja tapahtuman materiaalien toimittamiseksi seurakuntiin vaadittavaan yhteydenpitoon ja tiedottamiseen kerätään asiakastietoja, joiden käsittely on kuvattu tässä selosteessa. Lisäksi Suomen Lähetysseura kerää Kauneimpien Joululaulujen yhteydessä tietoja mahdollisista toiminnastaan kiinnostuneista. Jos henkilö vahvistaa tämän kiinnostuksensa, viedään hänen tietonsa erilliseen Suomen Lähetysseuran asiakasrekisteriin, jonka tiedot löytyvät täältä. Tilanteissa, jossa näin tehdään, asiasta mainitaan aina erikseen lomakkeella, ja annetaan asiakasrekisterin rekisteriseloste lainmukaisesti tiedoksi.

4.1 Selvitys rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutetuista eduista

Kauneimmat Joululaulut -tapahtumat ovat Suomen Lähetysseuran yhdessä Suomen evankelisluterilaisen kirkon seurakuntien kanssa järjestämiä tilaisuuksia. Kauneimpien Joululaulujen yhteydessä kerätään lahjoituksia Suomen Lähetysseuran työlle.

Suomen Lähetysseura on voittoa tavoittelematon kirkon lähetysjärjestö, jonka rahoittajia ovat myös kaikki Suomen evankelisluterilaisen kirkon seurakunnat. Suomen Lähetysseura myös jakaa tietoa lähetystyöstä ja sen tuloksista seurakuntiin ja yksityishenkilöille, sekä palvelee seurakuntia globaalin vastuun ja lähetystyön teemojen edistämisessä seurakunnissaan.

Jotta Kauneimmat Joululaulut -tilaisuuksien materiaaleja voidaan toimittaa ja laajemmin varoja Suomen Lähetysseuran työhön kerätä, on yhteystietorekisterien ylläpitäminen ja
käsittely välttämätöntä. Voittoa tavoittelemattoman yleishyödyllisen järjestön toiminta mahdollistetaan näillä keinoin.

5. Rekisterinpitäjän aikomus käsitellä henkilötietoja edelleen muuhun tarkoitukseen kuin siihen, johon henkilötiedot kerättiin. Rekisterinpitäjän on ilmoitettava rekisteröidylle ennen tällaista jatkokäsittelyä tästä muusta tarkoituksesta ja annettava kaikki asiaankuuluvat lisätiedot.

Jos tietoja päätetään käyttää johonkin muuhun tarkoitukseen, kuin mitä tässä selosteessa on kerrottu, tästä ilmoitetaan asiakkaalle aina asianmukaisesti ja annetaan kaikki tarvittavat lisätiedot, sekä tarjotaan mahdollisuus kieltää käyttötarkoituksen muutos. Ilmoittaminen tehdään viimeistään ensimmäisen uuden käsittelytarkoituksen mukaisen yhteydenoton yhteydessä.

6. Henkilötietojen antaminen sellaisissa tapauksissa, joissa se on lakisääteinen tai sopimukseen perustuva vaatimus taikka sopimuksen tekemisen edellyttämä vaatimus. Jos rekisteröidyn on pakko toimittaa henkilötiedot, tällaisten tietojen antamatta jät-tämisen mahdolliset seuraukset (kun tiedot kerätään rekisteröidyltä, artikla 13)

Tietojen toimittaminen on pakollista osassa palveluita, jos niitä haluaa käyttää. Jos esimerkiksi haluaa antaa palautetta, tilata ilmaista materiaalia, osallistua arvontaan tai mainostaa omaa Kauneimmat Joululaulut -tapahtumaansa Kauneimmatjoululaulut.fi sivuston kalenterissa, on annettava pyydetyt tiedot. Jos tietoja ei anna, kyseistä palvelua ei voi käyttää. Palveluntarjoajana Suomen Lähetysseura voi vaatia tiettyjen tietojen antamista ilmoitusten ja tilausten todentamiseksi, sekä mahdollista jatkokäsittelyä varten (kuten materiaalien lähettämiseksi tai palautteeseen vastaamiseksi, jos tätä on toivottu).

7. Kuvaus tiedoista, rekisteröidyistä ja henkilötietoryhmistä

Rekisteri voi sisältää rekisteröidystä seuraavia tietoja:

Henkilön etu- ja sukunimi
• Sähköpostiosoite
• Postiosoite
• Puhelinnumero
• Organisaatio
• Asiakassuhdetta koskevat tiedot kuten lahjoitustiedot ja arvonta- ja kilpailutiedot.
• Mahdolliset luvat ja suostumukset
• Palaute
• Kauneimmat Joululaulut -tapahtuman tiedot
• Mahdolliset muut asiakkaan suostumuksella kerätyt tiedot

8. Henkilötietojen säilytysaika

Tietoja säilytetään toistaiseksi. Henkilön niin toivoessa häntä tai hänen alle 13-vuotiasta lasta koskevat tiedot poistetaan aina.

9. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisterin tiedot saadaan asiakkaalta itseltään puhelimitse, lomakkeella, internetin kautta, sähköpostilla tai kasvotusten.

10. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Tietoja luovutetaan ainoastaan sille yritykselle, jonka kanssa ollaan tehty erillinen painosopimus, joka saattaa sisältää myös materiaalien postituksen ja muita postitukseen liittyviä palveluja. Sopimuksen yhteydessä solmitaan erillinen tietojenkäsittelysopimus, jolla varmistetaan käsittelyn lainsäädännönmukaisuus.

Painosopimuksen mukaisella palveluntarjoajalla on oikeus puolestaan luovuttaa tietoja omille alihankkijoilleen. Painosopimuksessa on varmistettu, että näin tehdään ainoastaan Suomen Lähetysseuran luvalla, ja että painosopimuksen solminut yritys sitoutuu varmistamaan, että heidän käyttämänsä alihankkijat täyttävät kaikki voimassaolevan tietosuojalainsäädännön vaatimukset sekä kaikki alkuperäisen painosopimuksen ja sen yhteydessä solmitun tietojenkäsittelysopimuksen vaatimukset.

11. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Jos kyseessä on 46 tai artiklassa 47 tai artikla 49 1 kohdan toisessa alakohdassa tarkoitettu siirto, tieto sopivista tai asianmukaisista suojatoimista ja siitä, miten niistä saa jäljennöksen tai minne ne on asetettu saataville.

Kohdassa 10. mainitun painosopimuksen puitteissa tietoja saatetaan käsittelevän palveluntarjoajan toimesta käsitellä EU:n ja ETA:n ulkopuolella. Myös tätä käsittelyä sitoo mainittu painosopimus ja sen yhteydessä solmittu tietojenkäsittelysopimus, jotka varmistavat tietojen riittävän suojaustason. Näistä saa jäljennöksen ottamalla yhteyttä rekisterin yhdyshenkilöön (yhteystiedot kohdassa 3.).

12. Rekisterin suojauksen periaatteet

Turvatoimien mitoittaminen perustuu Suomen Lähetysseuran tietoturva- ja tietosuojapolitiikkoihin ja Suomen Lähetysseurassa vuosittain tehtävään tietoinventaarioon. Tietoinventaarion yhteydessä arvioidaan aina myös kuhunkin järjestelmään kohdistuvat riskit ja se, miten Suomen Lähetysseura on varmistanut tietosuojavelvollisuuksien toteutumisen toi-minnassaan tarvittavin teknisin, hallinnollisin ja organisatorisin toimenpitein.

Henkilötietoja käsitellään vain siinä tarkoituksessa, kuin ne on kerätty ja vain sellaisten henkilöjen toimesta, joilla on valtuutus tiedon käyttöön työtehtäviensä nojalla. Jokaisella käyttäjällä on henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana. Vaitiolovelvollisuus sitoo rekisteritietoja käsitteleviä henkilöitä.

13. Automaattisen päätöksenteon, muun muassa artikla 22 1 ja 4 kohdassa tarkoitetun profiloinnin olemassaolo, sekä ainakin näissä tapauksissa merkitykselliset tiedot käsittelyyn liittyvästä logiikasta samoin kuin kyseisen käsittelyn merkittävyys ja mahdolliset seuraukset rekisteröidylle.

Ei ole.

14. Rekisteröidyn oikeuksien käyttäminen. Nämä oikeudet ovat:
1) Oikeus saada pääsy kaikkeen rekisterissä olevaan itseään koskevaan tietoon (tar-kastusoikeus).
2) Oikeus vaatia virheellisten tietojen korjaamista.
3) Oikeus vaatia tietojen poistamista.
4) Oikeus rajoittaa tietojen käyttöä.

Rekisteröity voi käyttää kaikkia oikeuksiaan ottamalla yhteyttä rekisterin yhdyshenkilöön (ks. selosteen kohta 2.). Rekisterinpitäjän on vastattava rekisteröityjen omia tietojaan koskeviin pyyntöihin ilman aiheetonta viivytystä.

Oikeuksien 2 ja 3 toteuttamista voi pyytää esimerkiksi Suomen Lähetysseuran asiakaspalvelusta puh. 020 7127 256, kauneimmatjoululaulut(a)suomenlahetysseura.fi, tai rekisterin yhdyshenkilöltä (ks. selosteen kohta 2.).

15. Jos käsittely perustuu EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen artikla 6:n 1 kohdan a alakohtaan (henkilö on antanut suostumuksensa) tai artikla 9 2 kohdan a alakohtaan (henkilön nimenomainen suostumus arkaluonteisia tietoja koskien), on rekisteröidyllä lisäksi oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostu-muksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.)

Käsittely ei perustu suostumukseen.

16. Rekisteröidyn oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvovalle viranomaiselle, jos hän kokee rekisterinpitäjän rikkoneen hänen oikeuksiaan tai tietosuoja-asetuksen laajuutta.